Autoridad: Consejo de Administración
Aprobado por: Soufiane Ibara
Responsable: Oficial de cumplimiento/Departamento legal
Referencia: Declaración de privacidad y política de cookies de P-1
Fecha: diciembre de 2023
Empleados preocupados: Todos los empleados
Departamentos interesados:
Historial de versiones: V2
Revisado y modificado:
1.1. Esta es la declaración de privacidad de OTC FLOW B.V., con domicilio social en Ámsterdam, Países Bajos («OTC FLOW»). Esta declaración de privacidad establece cómo manejamos los datos personales, lo que hacemos con todo el cuidado posible. OTC FLOW es el responsable del tratamiento de los datos personales tal como se describe en esta declaración de privacidad.
1.2. Si, tras leer esta Declaración de privacidad, tiene alguna pregunta sobre cómo gestionamos sus datos personales o si desea ejercer sus derechos en virtud del Reglamento general de protección de datos (»GDPR»), o en virtud de cualquier otra legislación de protección de datos, o si desea presentar una queja sobre el uso que hacemos de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nosotros en legal@otcflow.com. Puede encontrar más información en el sitio web de la Autoridad Holandesa de Protección de Datos: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
1.3. Nuestros datos de contacto son los siguientes:
OTC FLOW B.V.
Huidekoperstraat 26-28
1017 ZM Ámsterdam legal@otcflow.com
2. Datos personales de los contactos de las contrapartes
2.1. Datos personales procesados, propósito y base legal.
2.1.1 Procesamos los datos de contacto (nombre, nombre de la empresa, número de teléfono, correo electrónico) de nuestras personas de contacto en nuestras contrapartes. La base legal para ello es que los datos son necesarios para celebrar y ejecutar el contrato celebrado con una contraparte.
2.1.2 Grabamos las conversaciones en la sala de negociación con los contactos de las contrapartes para registrar las pruebas de las operaciones y mejorar nuestros servicios. Este procesamiento es necesario en vista del interés legítimo de OTC FLOW de poder demostrar que se ha celebrado un acuerdo y garantizar la transparencia de nuestra comunicación con las contrapartes.
2.1.3 También utilizamos los datos de contacto de las contrapartes en relación con la gestión de las relaciones. Este procesamiento es necesario dado el interés legítimo de OTC FLOW de mantener una buena relación con sus contrapartes.
2.2. ¿Cuánto tiempo se conservan los datos personales?
2.2.1 Conservamos los datos personales de nuestras personas de contacto en las contrapartes durante siete años después de que se complete la transacción final con esa contraparte. Conservamos nuestra administración, incluidas las facturas y otros documentos que incluyen los datos personales de las partes, durante un período de siete años a partir del final del ejercicio financiero, a fin de cumplir con nuestra obligación legal de retención a efectos fiscales.
2.2.2 Las grabaciones de las conversaciones en la sala de negociación se conservan durante cinco años. Pueden concederse prórrogas, de hasta siete años, cuando una autoridad competente emprenda complicadas investigaciones reglamentarias en el ejercicio de sus poderes de supervisión.
3. Datos personales de personas físicas y entidades en el contexto del esquema CEE
3.1. Procesamos datos personales de personas físicas en el contexto del dispositivo de certificados de economía de energía (CEE) francés, de conformidad con la Ley francesa 2005-781 de 13 de julio de 2005, cuando enviamos los archivos de la CEE al registro (EMMY) de conformidad con la legislación francesa aplicable. Procesamos estos datos personales en vista de nuestro interés legítimo en llevar a cabo nuestras actividades. Además, la base legal para ello es el consentimiento que solicitamos a cada persona física implicada.
3.2. Conservamos los datos personales de las personas físicas y jurídicas en el contexto del dispositivo europeo francés durante nueve años a partir de la presentación del archivo a la autoridad competente. Este período está prescrito por la ley francesa aplicable.
4. Datos personales de contactos de contrapartes potenciales o anteriores
4.1. Procesamos los datos de contacto (nombre, nombre de la empresa, número de teléfono, correo electrónico) de los contactos de posibles y antiguas contrapartes para ponernos en contacto con ellos para ofrecerles nuestros servicios y enviarles deseos de vacaciones. Procesamos estos datos personales en vista de nuestro interés legítimo en el desarrollo empresarial.
4.2. Los datos personales de las posibles contrapartes se eliminan a petición del interesado o, en última instancia, dos años después de la comunicación final con la persona en cuestión.
5. Datos personales de las personas que contactan con OTC FLOW
5.1. Si nos contactan a través de nuestro sitio web, por correo electrónico, redes sociales o por teléfono, procesamos los datos que se nos proporcionan. Por lo general, esto incluye el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono, y el contenido del contacto. Usamos esta información, cuando es relevante, para contactar a la persona en cuestión, por ejemplo, para responder a una pregunta. Podemos añadir estos datos a nuestros archivos. Procesamos estos datos personales en vista de nuestro interés legítimo en proporcionar servicios de apoyo comercial eficientes y de calidad.
6. Datos personales de las personas involucradas en el proceso de contratación y solicitud
6.1. Procesamos los datos personales que nos proporcionan los posibles empleados u obtenidos de una agencia de contratación o a través de LinkedIn y otras bolsas de trabajo en línea. Esto puede incluir el nombre, la dirección, el correo electrónico, el número de teléfono, el currículum y toda la información que contenga el currículum. Si se invita a un solicitante a una entrevista, procesamos, además de la información mencionada anteriormente, toda la demás información que el solicitante nos proporciona. Esto puede incluir información sobre la educación, la experiencia laboral y las referencias.
6.2. La base legal para procesar datos personales en el contexto de los procedimientos de contratación y solicitud es que este procesamiento es un paso necesario para celebrar un acuerdo, y en vista del interés legítimo de OTC FLOW de continuar con los procedimientos de contratación y contratar nuevo personal.
6.3. La información sobre los candidatos que no han sido contratados se elimina inmediatamente después del proceso de solicitud o de las entrevistas, a menos que los candidatos hayan dado su consentimiento a OTC FLOW para conservar sus datos durante un año después del final del procedimiento de solicitud. Este plazo es necesario para poder evaluar las solicitudes de los candidatos, crear un grupo de talentos que sea de gran valor para nosotros y, posiblemente, ponernos en contacto con el solicitante para informarle sobre oportunidades futuras de conformidad con esta política y con los intereses y calificaciones expresados. El solicitante puede ejercer sus derechos, tal como se describe en el artículo 11 que figura a continuación, en cualquier momento.
7. Datos personales de los visitantes del sitio web de OTC FLOW
7.1. Por último, procesamos la información sobre los visitantes de nuestro sitio web mediante la colocación de cookies cada vez que visitan nuestro sitio web. La base legal para ello es el consentimiento que pedimos a cada visitante en su primera visita a nuestro sitio web. Puede retirar este consentimiento en cualquier momento. Consulte nuestra política de cookies a continuación para obtener más información sobre las cookies que colocamos.
8. Otros datos de contacto
Conservamos otros datos de contacto durante un año después del contacto final o hasta que se nos envíe una solicitud para eliminarlos.
9. Compartir datos
Los datos personales se almacenan electrónicamente y pueden incluirse en los correos electrónicos que enviamos o recibimos, y nuestro proveedor de TI los almacena (y procesa). Podemos celebrar acuerdos de procesamiento de datos con estos proveedores que estipulen al menos el mismo nivel de seguridad y confiabilidad que usted puede esperar de nosotros.
Nuestros contadores, auditores y autoridades supervisoras pueden tener acceso a los datos personales de las personas de contacto de las contrapartes.
También podemos compartir los datos de las personas de contacto de las contrapartes con terceros cuando sea necesario para prestar nuestros servicios o cuando así lo exija la ley o un regulador. Por ejemplo, podemos compartir sus datos con vendedores, compradores, un centro de negociación o con el Pôle National des Certificats d'Economies d'Energie y el obligado en el sentido del esquema de Europa central y oriental o con cualquier autoridad nacional, según lo dispuesto en los esquemas de productos específicos que comercializamos.
Los datos recopilados a través de las cookies son procesados por los proveedores de esas cookies. Consulte nuestra declaración de cookies para obtener más información.
Además de las situaciones mencionadas anteriormente, no compartimos datos personales con terceros, a menos que estemos obligados a proporcionar ciertos datos en virtud de las leyes o reglamentos aplicables, por ejemplo, a la policía en virtud de una orden judicial.
10. Medidas de seguridad
Hemos adoptado una política de seguridad estricta, que incluye las medidas técnicas y organizativas adecuadas, para proteger sus datos personales contra la pérdida, el abuso y el acceso no autorizado por parte de terceros. Aplicamos una autorización de acceso estricta, tanto fuera de línea como fuera de línea, y nuestros servidores se respaldan con regularidad y nuestras conexiones son seguras. Nuestros servidores se encuentran en los Países Bajos.
11. Tus derechos
Tiene los siguientes derechos:
11.1. El derecho a acceder a sus datos personales y a recibir una copia de los mismos;
11.2. El derecho a que se rectifiquen sus datos personales si son incorrectos o están incompletos;
11.3. El derecho a oponerse al procesamiento y/o (en determinadas circunstancias) a restringir el procesamiento de sus datos personales;
11.4. En determinadas circunstancias, el derecho a que se borren sus datos personales («derecho al olvido»);
11,5. El derecho a recibir sus datos personales;
11.6. El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad supervisora (Autoriteit Persoonsgegevens en los Países Bajos).
11.7. Para obtener más información sobre estos derechos y cuándo puede ejercerlos, consulte los artículos 15 a 20 del RGPD.
11.8. Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con nosotros a través del correo electrónico o el número de teléfono mencionados al principio de esta Declaración de privacidad.
12. Cambios
12.1. En ocasiones, pueden producirse cambios en los datos personales que procesamos o en la legislación aplicable. En ese caso, podemos modificar esta Declaración de privacidad.
13.1. Esta política explica cómo se utilizan las cookies en este sitio web. La política puede modificarse de vez en cuando. Al utilizar este sitio web, usted acepta la colocación de cookies en su computadora de acuerdo con los términos de esta Política de cookies. Si no desea aceptar las cookies de este sitio web, desactive las cookies o no utilice este sitio.
13.2. En esta política, utilizamos el término «cookies» para referirnos a las cookies y otras tecnologías similares cubiertas por la Directiva de la UE sobre la privacidad en las comunicaciones electrónicas.
13.3. ¿Qué es una cookie?
13.3.1 Una cookie es un pequeño fragmento de datos que un sitio web pide a su navegador que almacene en su ordenador o dispositivo móvil. La cookie permite que el sitio web «recuerde» sus acciones o preferencias a lo largo del tiempo. La mayoría de los navegadores de Internet admiten cookies; sin embargo, los usuarios pueden configurar sus navegadores para que rechacen ciertos tipos de cookies o cookies específicas. Los usuarios pueden eliminar las cookies en cualquier momento.
13,4. ¿Por qué utilizamos cookies?
13.4.1 Usamos cookies para saber cómo interactúa con nuestro contenido y para mejorar su experiencia cuando visita nuestro (s) sitio (s) web. Por ejemplo, algunas cookies recuerdan su idioma o sus preferencias para que no tenga que tomar estas decisiones repetidamente cuando visite uno de nuestros sitios web. Podemos utilizar lo aprendido sobre su comportamiento en nuestro (s) sitio (s) web con fines estadísticos y de evaluación.
13,5. ¿Qué tipos de cookies utilizamos?
13.5.1 Cookies esenciales
Utilizamos cookies emitidas por el dominio otcflow.com que, por lo general, se utilizan para identificar las preferencias de idioma y ubicación o para ofrecer funciones básicas del sitio.
13,6. ¿Cómo se utilizan las cookies?
Las cookies nos ayudan a recopilar datos de auditoría e investigación agregados. No proporcionamos a los anunciantes ninguna información personal que recopilemos.
13,7. ¿Cómo rechazo y elimino las cookies?
Puede cambiar sus preferencias para nuestro sitio web modificando la configuración de su navegador. Tenga en cuenta que la mayoría de los navegadores aceptan automáticamente las cookies. Por lo tanto, si no desea que se utilicen cookies, es posible que tenga que eliminarlas o bloquearlas de forma activa. Si rechaza el uso de cookies, podrá seguir visitando nuestro sitio web, pero es posible que algunas de las funciones no funcionen correctamente. También puede visitar www.allaboutcookies.org para obtener más información sobre cómo eliminar o rechazar las cookies y para obtener más información sobre las cookies en general. Al utilizar nuestro sitio web sin eliminar o rechazar algunas o todas las cookies, aceptas que podamos colocar en tu dispositivo aquellas cookies que no hayas eliminado o rechazado.