Autorité : Conseil d'administration
Approuvé par : Soufiane Jabara
Responsable : Responsable de la conformité/Service juridique
Referencia : P-1 Déclaration de confidentialité et politique en matière de cookies
Date : December 2023
Employés concernés : All employees
Departements concernés :
Historique des versions : V2
Revisé et modifié :
1.1. Il s'agit de la déclaration de confidentialité d'OTC FLOW B.V., dont le siège social est situé à Amsterdam, aux Pays-Bas (« OTC FLOW »). Cette déclaration de confidentialité définit la manière dont nous traitons les données personnelles, ce que nous faisons avec le plus grand soin possible. OTC FLOW est le responsable du traitement des données personnelles tel que décrit dans cette déclaration de confidentialité.
1.2. Si, après avoir lu cette Déclaration de confidentialité, vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, ou si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du Règlement général sur la protection des données (»GDPR»), ou en vertu de toute autre législation sur la protection des données, ou si vous souhaitez déposer une plainte concernant notre utilisation de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse legal@otcflow.com. Vous trouverez de plus amples informations sur le site web de l'autorité néerlandaise de protection des données : https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
1.3. Nos coordonnées sont les suivantes :
OTC FLOW B.V.
Rue Huidekoper 26-28
1017 ZM Amsterdam
legal@otcflow.com
2. Données personnelles des contacts chez les contreparties
2.1. Données personnelles traitées, finalité et base légale.
2.1.1 Nous traitons les coordonnées (nom, raison sociale, numéro de téléphone, e-mail) de nos personnes de contact chez nos contreparties. La base légale en est que les données sont nécessaires pour conclure et exécuter le contrat conclu avec une contrepartie.
2.1.2 Nous enregistrons les conversations dans la salle des marchés avec les contacts des contreparties afin d'enregistrer les preuves des transactions et d'améliorer nos services. Ce traitement est nécessaire compte tenu de l'intérêt légitime d'OTC FLOW à pouvoir prouver qu'un accord a été conclu et à garantir la transparence de notre communication avec les contreparties.
2.1.3 Nous utilisons également les coordonnées des contreparties dans le cadre de la gestion des relations. Ce traitement est nécessaire compte tenu de l'intérêt légitime d'OTC FLOW à entretenir de bonnes relations avec ses contreparties.
2.2. Combien de temps les données personnelles sont-elles conservées
2.2.1 Nous conservons les données personnelles de nos personnes de contact auprès des contreparties pendant sept ans après la finalisation de la transaction finale avec cette contrepartie. Nous conservons notre administration, y compris les factures et autres documents contenant les données personnelles des parties, pendant une période de sept ans après la fin de l'exercice financier, afin de nous conformer à notre obligation légale de conservation à des fins fiscales.
2.2.2 Les enregistrements des conversations dans la salle des marchés sont conservés pendant cinq ans. Des prolongations peuvent être accordées, jusqu'à sept ans, lorsqu'une autorité compétente entreprend des enquêtes réglementaires complexes dans le cadre de l'exercice de ses pouvoirs de surveillance.
3. Données personnelles des personnes physiques et des entités dans le cadre du programme CEE
3.1. Nous traitons les données personnelles des personnes physiques dans le cadre du dispositif français des certificats d'économies d'énergie (CEE), conformément à la loi française 2005-781 du 13 juillet 2005, lors de la soumission de fichiers CEE au registre (EMMY) conformément à la législation française applicable. Nous traitons ces données personnelles en raison de notre intérêt légitime à mener à bien nos activités. En outre, la base légale pour cela est le consentement que nous demandons à chaque personne physique concernée.
3.2. Nous conservons les données personnelles des personnes physiques et morales dans le cadre du dispositif français des CEE pendant neuf ans après la soumission d'un dossier à l'autorité compétente. Ce délai est prescrit par la loi française applicable.
4. Données personnelles des contacts de contreparties potentielles ou anciennes
4.1. Nous traitons les coordonnées (nom, raison sociale, numéro de téléphone, e-mail) des contacts des contreparties potentielles et anciennes afin de les contacter afin de leur proposer nos services et de leur envoyer des vœux de vacances. Nous traitons ces données personnelles dans le cadre de notre intérêt légitime pour le développement commercial.
4,2. Les données personnelles des contreparties potentielles sont supprimées à la demande de la personne concernée, ou au plus tard deux ans après la dernière communication avec la personne concernée.
5. Personal data of people who contacte OTC FLOW
5.1. Si vous nous contactez via notre site Web, par e-mail, sur les réseaux sociaux ou par téléphone, nous traitons les données qui nous sont fournies. Cela inclut généralement le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone, ainsi que le contenu du contact. Nous utilisons ces informations, le cas échéant, pour contacter la personne concernée, par exemple pour répondre à une question. Nous pouvons ajouter ces données à nos fichiers. Nous traitons ces données personnelles dans le cadre de notre intérêt légitime à fournir des services d'assistance commerciale efficaces et de qualité.
6. Données personnelles des personnes impliquées dans le processus de recrutement et de candidature
6.1. Nous traitons les données personnelles qui nous sont fournies par des employés potentiels ou obtenues auprès d'une agence de recrutement ou via LinkedIn et d'autres sites d'emploi en ligne. Cela peut inclure le nom, l'adresse, l'e-mail, le numéro de téléphone, le CV et toutes les informations qui contiennent le CV. Si un candidat est invité à un entretien, nous traitons, en plus des informations mentionnées ci-dessus, toutes les autres informations que le candidat nous fournit. Cela peut inclure des informations sur la formation, l'expérience professionnelle et des références.
6.2. La base légale du traitement des données personnelles dans le cadre des procédures de recrutement et de candidature est que ce traitement est une étape nécessaire pour conclure un contrat, et compte tenu de l'intérêt légitime d'OTC FLOW à poursuivre les procédures de recrutement et à embaucher de nouveaux collaborateurs.
6.3. Les informations concernant les candidats qui ne sont pas embauchés sont supprimées juste après le processus de candidature ou les entretiens, sauf si les candidats ont donné leur accord à OTC FLOW pour conserver leurs coordonnées pendant un an après la fin de la procédure de candidature. Ce terme est nécessaire pour évaluer les candidatures des candidats, créer un vivier de talents qui nous est d'une grande valeur et éventuellement contacter le candidat au sujet des opportunités futures conformément à cette politique et aux intérêts et qualifications exprimés. Le demandeur peut exercer ses droits tels que décrits à l'article 11 ci-dessous, à tout moment.
7. Données personnelles des visiteurs du site web d'OTC FLOW
7.1. Enfin, nous traitons les informations concernant les visiteurs de notre site Web en plaçant des cookies chaque fois qu'ils visitent notre site Web. La base légale est le consentement que nous demandons à chaque visiteur lors de sa première visite sur notre site Web. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies ci-dessous pour plus d'informations sur les cookies que nous plaçons.
8. Other coordonnées
Nous conservons les autres coordonnées pendant un an après le dernier contact, ou jusqu'à ce qu'une demande de suppression nous soit soumise.
9. Partage de données
Les données personnelles sont stockées électroniquement et peuvent être incluses dans les e-mails que nous envoyons ou recevons et sont stockées (et traitées) par notre fournisseur informatique. Nous pouvons conclure des accords de traitement des données avec ces fournisseurs qui stipulent au moins le même niveau de sécurité et de fiabilité que vous pouvez attendre de notre part.
Notre comptable, nos auditeurs et nos autorités de surveillance peuvent avoir accès aux données personnelles des personnes de contact chez les contreparties.
Nous pouvons également partager les données des personnes de contact des contreparties avec des tiers lorsque cela est nécessaire pour fournir nos services ou si la loi ou un régulateur l'exige. Nous pouvons par exemple partager vos données avec des vendeurs, des acheteurs, une plateforme de négociation ou avec le Pôle National des Certificats d'Economies d'Énergie et le obligé dans le cadre du système CEE ou auprès de toute autorité nationale, conformément aux schémas des produits spécifiques que nous commercialisons.
Les données collectées via les cookies sont traitées par les fournisseurs de ces cookies. Veuillez consulter notre déclaration relative aux cookies pour plus d'informations.
Hormis les situations mentionnées ci-dessus, nous ne partageons pas de données personnelles avec des tiers, sauf si nous sommes tenus de fournir certaines données en vertu des lois ou réglementations applicables, par exemple à la police en vertu d'un mandat.
10. Security measures
Nous avons adopté une politique de sécurité stricte, y compris des mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour protéger vos données personnelles contre la perte, les abus et l'accès non autorisé par des tiers. Nous appliquons une autorisation d'accès stricte, à la fois hors ligne et en ligne, et nos serveurs sont régulièrement sauvegardés et nos connexions sont sécurisées. Nos serveurs sont situés aux Pays-Bas.
11. Your rights
You have of rights following :
11,1. Le droit d'accéder à vos données personnelles et d'en recevoir une copie ;
11,2. Le droit de rectifier vos données personnelles si elles sont incorrectes ou incomplètes ;
11,3. Le droit de vous opposer au traitement et/ou (dans certaines circonstances) de restreindre le traitement de vos données personnelles ;
11,4. Dans certaines circonstances, le droit de faire effacer vos données personnelles (« droit à l'oubli ») ;
11,5. Le droit de recevoir vos données personnelles ;
11,6. Le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance (Autoriteit Persoonsgegevens aux Pays-Bas).
11,7. Pour plus d'informations sur ces droits et sur la date à laquelle vous pouvez les exercer, consultez les articles 15 à 20 du RGPD.
11,8. Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant via l'e-mail ou le numéro de téléphone mentionné au début de cette déclaration de confidentialité.
12. Changements
12,1. Parfois, des modifications peuvent survenir dans les données personnelles que nous traitons ou dans la législation applicable. Dans ce cas, nous pouvons modifier la présente Déclaration de confidentialité.
13,1. This policy explique comment les cookies sont utilisés sur ce site Web. La politique peut être modifiée de temps à autre. En utilisant ce site Web, vous acceptez le placement de cookies sur votre ordinateur conformément aux termes de cette politique en matière de cookies. Si vous ne souhaitez pas accepter les cookies de ce site Web, veuillez les désactiver ou vous abstenir d'utiliser ce site.
13,2. Dans cette politique, nous utilisons le terme « cookies » pour désigner les cookies et autres technologies similaires couverts par la directive de l'UE sur la confidentialité dans les communications électroniques.
13,3. Qu'est-ce qu'un cookie ?
13.3.1 Un cookie est un petit élément de données qu'un site Web demande à votre navigateur de stocker sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Le cookie permet au site Web de « mémoriser » vos actions ou vos préférences au fil du temps. La plupart des navigateurs Internet acceptent les cookies ; toutefois, les utilisateurs peuvent configurer leur navigateur pour refuser certains types de cookies ou des cookies spécifiques. Les utilisateurs peuvent supprimer les cookies à tout moment.
13,4. Pourquoi utilisons-nous des cookies ?
13.4.1 Nous utilisons des cookies pour savoir comment vous interagissez avec notre contenu et pour améliorer votre expérience lorsque vous visitez nos sites Web. Par exemple, certains cookies mémorisent votre langue ou vos préférences afin que vous n'ayez pas à effectuer ces choix à plusieurs reprises lorsque vous visitez l'un de nos sites Web. Nous pouvons utiliser les enseignements de votre comportement sur nos sites Web à des fins statistiques et d'évaluation.
13,5. Quels types de cookies utilisons-nous ?
13.5.1 Cookies essentiels
Nous utilisons des cookies émis par le domaine otcflow.com qui sont généralement utilisés pour identifier les préférences de langue et de localisation ou pour fournir les fonctionnalités de base du site.
13,6. Comment sont utilisés les cookies ?
Les cookies nous aident à collecter des données d'audit et des recherches agrégées. Nous ne fournissons aucune information personnelle que nous collectons aux annonceurs.
13,7. Comment puis-je rejeter et supprimer les cookies ?
Vous pouvez modifier vos préférences pour notre site Web en modifiant les paramètres de votre navigateur. Veuillez noter que la plupart des navigateurs acceptent automatiquement les cookies. Par conséquent, si vous ne souhaitez pas que des cookies soient utilisés, vous devrez peut-être supprimer ou bloquer activement les cookies. Si vous refusez l'utilisation de cookies, vous pourrez toujours visiter notre site Web, mais certaines fonctions risquent de ne pas fonctionner correctement. Vous pouvez également consulter le site www.allaboutcookies.org pour plus de détails sur la manière de supprimer ou de rejeter les cookies et pour plus d'informations sur les cookies en général. En utilisant notre site Web sans supprimer ou rejeter certains ou tous les cookies, vous acceptez que nous puissions placer les cookies que vous n'avez pas supprimés ou rejetés sur votre appareil.